Viitenumero

Viitenumero on laskunmaksun tärkein tunniste tilinumeron ja summan ohella. Se on numerosarja, joka löytyy laskulomakkeesta (yleensä oikeasta yläkulmasta tai alaosan tilisiirtolomakkeesta). Viitenumeron avulla laskuttaja tietää automaattisesti, kuka on maksanut ja minkä laskun.

Viitenumeron käyttö on välttämätöntä, jotta maksu kirjautuu oikein. Jos maksat laskun ilman viitenumeroa tai näppäilet sen väärin, maksu menee kyllä perille tilille, mutta laskuttajan järjestelmä ei osaa yhdistää sitä avoimeen laskuusi. Tämä voi johtaa turhiin maksumuistutuksiin.

Suomalainen viitenumero on standardoitu, ja sen viimeinen numero on tarkistenumero, joka varmistaa, että numero on kirjoitu oikein. Kansainvälisissä maksuissa käytetään RF-viitettä (Creditor Reference), joka alkaa kirjaimilla RF.

Viitenumeron rakenne

Suomalainen viitenumero koostuu 4–20 numerosta. Se muodostuu kahdesta osasta:

Perusnumero: Laskuttajan määrittelemä tunniste, joka voi sisältää esimerkiksi asiakasnumeron, laskunumeron tai muita tunnistetietoja.

Tarkistenumero: Viimeinen numero, joka lasketaan painotetulla summamenetelmällä. Tarkistenumero mahdollistaa sen, että pankki ja järjestelmät voivat havaita näppäilyvirheet.

Esimerkki viitenumerosta: 12345 67890 12345 6 – viimeinen 6 on tarkistenumero.

Miksi viitenumero on tärkeä

Viitenumero mahdollistaa maksujen automaattisen käsittelyn:

Laskuttajan näkökulmasta:

• Maksut kohdistuvat automaattisesti oikeaan laskuun
• Ei tarvita manuaalista kirjaustyötä
• Viivästysten ja reklamaatioiden riski pienenee

Maksajan näkökulmasta:

• Lasku kirjautuu maksetuksi heti
• Ei turhia maksumuistutuksia
• Perintäkuluilta vältytään

Mitä jos maksaa ilman viitenumeroa

Jos jätät viitenumeron pois tai kirjoitat sen väärin:

• Raha siirtyy vastaanottajan tilille, mutta sitä ei kohdisteta automaattisesti
• Laskuttaja voi joutua kohdistamaan maksun manuaalisesti (voi viedä aikaa)
• Saatat saada maksumuistutuksen, vaikka olet maksanut
• Pahimmassa tapauksessa lasku voi edetä perintään

Tällaisessa tilanteessa kannattaa ottaa yhteyttä laskuttajaan ja toimittaa maksukuitti.

RF-viite kansainvälisissä maksuissa

Kansainvälisissä SEPA-maksuissa käytetään RF-viitettä (Structured Creditor Reference, ISO 11649). RF-viite alkaa kirjaimilla RF, joita seuraa kaksi tarkistusnumeroa ja varsinainen viite.

Esimerkki: RF18 5390 0075 4609 8999

Suomalainen viitenumero voidaan muuntaa RF-viitteeksi lisäämällä alkuun RF ja tarkistusnumerot.

Viitenumeron käyttö eri tilanteissa

E-laskut: Viitenumero siirtyy automaattisesti, ei tarvitse kirjoittaa manuaalisesti.

Verkkopankki: Tallennettuihin maksupohjiin voi tallentaa viitenumeron tulevaa käyttöä varten.

Mobiilisovellukset: Monet sovellukset tunnistavat viitenumeron viivakoodista tai QR-koodista automaattisesti.

Käteismaksu konttorissa: Viitenumero kerrotaan kassalle tai täytetään lomakkeeseen.

Viitenumeron luominen

Yrityksille ja yhdistyksille viitenumeroiden luominen on helppoa:

1. Valitaan perusnumero (esim. asiakasnumero + laskunumero)
2. Lasketaan tarkistenumero painotetulla summalla (kertoimet 7, 3, 1 oikealta vasemmalle)
3. Tarkistenumero = 10 - (summan viimeinen numero)

Monet laskutusohjelmistot luovat viitenumerot automaattisesti.

Viitenumeron tarkistus

Ennen maksun lähettämistä on hyvä tarkistaa viitenumero:

• Onko se oikean mittainen (4–20 numeroa)?
• Täsmääkö se laskussa olevaan?
• Verkkopankki hylkää virheellisen tarkistenumeron automaattisesti

Viitenumeron ymmärtäminen auttaa varmistamaan sujuvan maksujen käsittelyn ja välttämään turhia maksumuistutuksia ja viivästysmaksuja.